Kradzież dokonana przez pracownika a koszty uzyskania przychodów

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost zasad postępowania w przypadku stwierdzenia braków pieniędzy w kasie wskutek kradzieży dokonanej przez pracownika, w szczególności nie zawierają regulacji pozwalających na zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów strat powstałych na skutek kradzieży przez pracowników, pieniędzy należących do pracodawcy.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy. Wśród kosztów wymienionych w tzw. negatywnym katalogu ujętym w art. 16 ust. 1 powołanej ustawy, nie wyszczególniono strat w środkach obrotowych. Oznacza to, iż co do zasady straty te, jako związane z prowadzoną działalnością, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Jednakże każda strata, wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego, bądź pośredniego, związku z przychodem i racjonalności działania dla osiągnięcia konkretnego przychodu.

Analogiczne sytuacje były już rozstrzygane przez organy podatkowe w indywidualnych zapytaniach podatników. Przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 5 kwietnia 2011 r. (sygn. IBPBI/1/415-25/11/KB) wskazał cztery przesłanki, które pozwalają na zaliczenie straty do kosztów podatkowych, tj.:

strata musi być związana z całokształtem prowadzonej działalności,

jej powstanie musi być spowodowane działaniem niezawinionym przez podatnika,

musi być właściwie udokumentowana, oraz

podatnik winien wykazać, iż podjął właściwe działania zabezpieczające przed powstaniem tejże straty.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 28 maja 2009 r. (sygn. IPPB5/423-171/09-2/AM) zauważył z kolei, że „dla celów podatkowych tylko kradzież powstała na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia, można uznać za zdarzenie losowe, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodu. Nie można uznać za zdarzenie losowe kradzieży środków obrotowych nienależycie zabezpieczonych.”
Reasumując, w świetle dostępnych interpretacji podatkowych, strata spowodowana kradzieżą środków pieniężnych przez pracowników może zostać zaliczona w ciężar kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem jednak, iż podatnik dochował należytej staranności, aby uniknąć takiej kradzieży.