Windykacja należności

Windykacja

Profesjonalna windykacja zaczyna się od rozmów z dłużnikiem, aby w jak najmniejszym stopniu (lub wcale) naruszyć dobre relacje z nim, ustalania statusu prawnego i majątku dłużników, prowadzenia wobec dłużników postępowania sądowego, zabezpieczającego i egzekucyjnego. Czynności windykacyjne mogą polegać także na prowadzeniu z dłużnikami negocjacji w celu zawierania ugód sądowych i pozasądowych.

Kłopoty wierzyciela z dłużnikami, czyli kto popełnił błąd

Z różnych względów znacząca część podmiotów gospodarczych nie realizuje swoich zobowiązań lub robi to ze dużym opóźnieniem. Dłużnicy są jak dzieci - badają granice, do których mogą się posunąć. Brak stanowczości i konsekwencji w działaniu wywołuje komfort i nadzieję, że być może po prostu "jakoś się uda".

A co zachęca dłużników do unikania płatności? Błędy wierzycieli. Ale któż nie popełnia błędów. Chyba tylko ten, który nic nie robi. Każdy popełniony błąd zmniejsza szanse na sprawne odzyskanie należności, a nade wszystko powiększa koszty ich odzyskania.

Podstawowym i najczęściej pojawiającym się w praktyce błędem jest brak wymagań formalnych w stosunku do klientów przejawiający się niekompletowaniem stosownej dokumentacji. Zaufanie w stosunku do partnerów jest dobrą rzeczą, ale w biznesie podstawą jest dobra Umowa i niezbędne dokumenty. Środkiem zaradczym na uniknięcie długich i kosztownych windykacji jest zebranie na początku współpracy dokumentów i informacji niezbędnych do prowadzenia windykacji, w szczególności aktualnego zaświadczenia z ewidencji działalności gospodarczej dłużnika (jeżeli jest osobą fizyczną), aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), jeżeli dłużnikiem jest spółka handlowa, spółdzielnia, przedsiębiorstwo państwowe, m.in. dla wykazania umocowania osób podpisujących umowę do reprezentowania podmiotu, pełnomocnictw osób podpisujących umowę, udzielone przez osobę/y/ uprawnione do reprezentowania podmiotu (jeżeli umowę podpisuje pełnomocnik), decyzji o nadaniu numeru NIP, decyzji o nadaniu REGON,  upoważnienia do wystawiania faktur VAT bez podpisu odbiorcy, numer rachunku bankowego.
Po nawiązaniu współpracy z klientem konieczne jest kompletowanie dokumentów związanych z wierzytelnością: umowy z dłużnikiem (ewentualnie zamówienia wraz z jego potwierdzeniem lub innych dokumentów potwierdzających fakt zawarcia z dłużnikiem umowy i jej treści), dowodu dostawy towarów dla dłużnika (lub inny dowód wykonania umowy), faktur (wraz z ewentualnym potwierdzeniem wysłania lub odebrania przez dłużnika), wezwań dłużnika do zapłaty (wraz z ewentualnym potwierdzeniem wysłania lub odebrania przez dłużnika), wszelkiej innej korespondencji i wymiany dokumentów z dłużnikiem, jeżeli może mieć wpływ na określenie treści jego zobowiązania.

Każda informacja o kliencie lub jego majątku w procesie windykacji może okazać się cenna. Pozyskiwanie informacji o podmiotach gospodarczych (struktura, członkowie organów, sytuacja finansowa) oraz ich majątku (sprawozdanie finansowe, opinia bankowa, odpis z księgi wieczystej, wykaz kontrahentów z którymi współpracuje, jakie i gdzie posiada ruchomości) może pomóc w przyszłej windykacji. Obecnie na rynku pojawiło się szereg podmiotów świadczących usługi w tym zakresie (m.in. serwis e-prawnicy.pl). Za pośrednictwem internetu można zamówić i otrzymać: odpisy (aktualne i pełne) podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego, informację na temat osób ujawnionych w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz funkcji jaki te osoby pełnią, zamówić sprawozdania finansowe publikowane w Monitorze Polskim „B” lub odpisy ksiąg wieczystych z Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych. Wskazuje to, iż w sposób wygodny i szybki można sprawdzić swego kontrahenta lub stan prawny jego majątku. W przyszłości pozwoli to na zabezpieczenie sądowe bądź egzekucyjne majątku pozwalającego pokryć zobowiązania finansowe.

Inne błędy, które zachęcają dłużników do niepłacenia to zbyt długi czas reakcji na opóźnienia w płatnościach. A im dłużej zwlekamy tym (statystycznie) mamy mniejsze szanse na zwrot. Aby uniknąć tego błędu wystarczy wysłać zwykłe wezwanie do zapłaty. Konsekwencja w działaniu jest podstawą do uniknięcia braku zapłaty. Stanowczość i stopniowanie presji spowoduje, że będziemy bardziej szanowani przez dłużnika.

Jeśli w każdym przypadku niepłacenia naszych należności, dłużnik dostanie wezwanie do zapłaty, a następnie w braku reakcji dłużnika zostaną podjęte dalsze kroki prawne, to zwiększymy skuteczność działań windykacyjnych, a i dłużnik będzie miał świadomość, że z nami nie ma żartów i trzeba płacić. Natomiast jeśli przyzwyczajmy klienta, że firma po wysłaniu wezwania nie podejmie dalszych działań, to po co ma się śpieszyć? I tak z powodu zaległości nie poniesie żadnych konsekwencji. Brak jednolitej polityki windykacyjnej, którą należy wdrożyć, gdy dłużnik nie płaci, w konsekwencji prowadzi do żmudnej windykacji, a w większości sytuacji także do nieściągalności. Co ciekawe, praktyka pokazuje, że stanowczość i konsekwentne wprowadzenie kolejnych kroków po pierwsze nie niszczy relacji z klientem (a nawet pojawia się szacunek - klient wie, że nie wolno nas lekceważyć) a po drugie ta właśnie kombinacja dwóch cech postępowania windykacyjnego jest głównym źródłem jego sukcesu.

Przyczyn niefrasobliwości dłużników należy upatrywać także w ich trudnej sytuacji ekonomicznej i braku kapitału obrotowego, łatwości pozyskania towarów handlowych lub materiałów do produkcji u innych dostawców, przewlekłości postępowania sądowego, niskiej skuteczności egzekucji sądowej, braku zabezpieczeń wierzytelności.

Przy nowych odbiorcach nie powinno stosować się kredytu kupieckiego bez zabezpieczenia. Wydaje się, że każdy rzetelny partner będzie rozumiał obawy dostawcy i starał się skutecznie i rzeczowo przedstawić swoją pozycję i rękojmię majątkową. Dłużnik, który zamierza płacić długi nie będzie wrogiem ustanowienia zabezpieczenia.

Zabezpieczenie wierzytelności ma na celu zapewnienie wierzycielowi zaspokojenia roszczenia w sytuacji, w której dłużnik nie wywiązuje się z zaciągniętego zobowiązania.  Prawo polskie przewiduje dwa rodzaje zabezpieczenia wierzytelności: osobiste i rzeczowe. Zabezpieczenia osobiste polegają na tym, że wierzyciel może dochodzić swojej wierzytelności nie tylko z majątku dłużnika głównego, ale także z majątku podmiotu, który takie zabezpieczenie na rzecz wierzyciela ustanowił. Zabezpieczenie rzeczowe pozwala wierzycielowi na zaspokojenie wierzytelności z samego przedmiotu zabezpieczenia, niezależnie od tego czyją pozostaje on własnością. Do najbardziej rozpowszechnionych form zabezpieczenia wierzytelności i zmniejszania ryzyka związanego z niewypłacalnością dłużnika należą: Hipoteka, przewłaszczenie, zatrzymanie, Zastaw, zgoda dłużnika na dobrowolne poddanie się egzekucji, poręczenie cywilne, gwarancje bankowe, przystąpienie do długu, zastrzeżenie własności sprzedanej rzeczy, akredytywa, przelew (cesja) wierzytelności celem zabezpieczenia, weksle, factoring, forfaiting (forma zakupu należności terminowych) i inkaso dokumentowe.

Ta sama wierzytelność może być zabezpieczona kilkoma rodzajami zabezpieczeń. W przypadku takim o kolejności i zakresie ich realizacji decyduje wierzyciel, jeżeli strony nie umówiły się inaczej. Szczególną uwagę trzeba zwrócić na fakt, że dług dla wierzyciela staje się w miarę upływu czasu coraz większym ciężarem. Brak odpowiedniego do konkretnej sytuacji zabezpieczenia wierzytelności powoduje, że skuteczność prowadzonej egzekucji rażąco się zmniejsza, a w skrajnych przypadkach staje się niemożliwa.

Dłużnik nie płaci

Po upływie terminu zapłaty, w którym dłużnik miał obowiązek należność uregulować, należy skierować do dłużnika pisemne wezwanie do zapłaty. Jeżeli jednak dłużnik nie odpowie w żaden sposób  na wezwanie do zapłaty, należy podjąć kroki w celu skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego, w tym skompletować dokumenty, o których była mowa na początku artykułu. Co do zasady, przed skierowaniem sprawy na drogę sądową trzeba uzyskać zaświadczenie z ewidencji działalności gospodarczej, gdy dłużnik jest jednoosobowym przedsiębiorcą albo spółką cywilną, zaś w przypadku spółek handlowych konieczne jest uzyskanie odpisu z właściwego rejestru. Dołączenie tych dokumentów do pozwu pozwoli na ustalenie właściwego miejsca doręczenia odpisu pozwu. Zgodnie z art. 133 § 2a kpc, pisma procesowe dla przedsiębiorców wpisanych do rejestru sądowego doręcza się „na adres podany w rejestrze”, przez co zasadniczo należałoby rozumieć także adres siedziby podmiotu uwidocznionego w ewidencji, jest to bowiem miejsce, w którym korespondencję odbierze przedsiębiorca lub pracownik uprawniony do jego reprezentacji (art. 97 k.c.). Przedstawienie sądowi wskazanych dokumentów ma istotne znaczenie także dla możliwości uznania doręczenia za skuteczne w świetle regulacji zawartej w art. 139 § 3 kpc.
Windykację należności najlepiej jest zlecić specjalistom, w szczególności kancelarii lub firmie windykacyjnej. W sytuacji, gdy nie jest możliwe uzyskanie zapłaty należności od dłużnika, w celu dalszej windykacji należności konieczne jest skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego. W tym momencie zaczyna się zadanie prawników, którzy w sposób profesjonalny reprezentują interesy wierzyciela przed sądami, zaś po uzyskaniu wyroku zasądzającego należność na rzecz wierzyciela – powoda, mogą reprezentować tegoż wierzyciela w komorniczym postępowaniu egzekucyjnym, mającym na celu przymusową egzekucję należności od dłużnika. Firmy windykacyjne na drodze formalnej nie są w stanie podjąć żadnych innych działań, niż prawnicy (np. radcowie prawni).

Dochodzenie należności w drodze sądowej rozpoczyna się w momencie złożenia w biurze podawczym sądu (albo nadania w urzędzie pocztowym listem poleconym) pozwu przeciwko nierzetelnemu dłużnikowi. Zasadą jest, że Pozew kierujemy do sądu właściwego miejscowo dla pozwanego. Jeżeli jednak strony nie zawarły umowy, z której wynikałaby taka właściwość, powód może powództwo o zapłatę skierować do sądu, w którego okręgu mieści się siedziba powoda. Ewentualnie na podstawie umowy powierniczego przelewu wierzytelności, można spróbować przenieść spór sądowy przed sąd, przed którym postępowanie będzie o wiele sprawniejsze i szybsze, niż w innych sądach w kraju.

W przeważającej większości przypadków, sprawa sądowa zakończy się uzyskaniem przez wierzyciela nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym lub nakazowym. Obecnie wyjątkowo dochodzi do rozpoznawania spraw na rozprawach, słuchania świadków, itp. Czy też wyrokowania w dokładnym brzmieniu tego słowa.

W przypadku podmiotów gospodarczych sprawy są rozpoznane w postępowaniu gospodarczym, któremu przyświeca postulat sprawności i szybkości postępowania, a od stron postępowania wymaga podwyższonej staranności. W tym zakresie ustawodawca wprowadził do regulacji odrębnego postępowania gospodarczego szereg przepisów, które służą koncentracji materiału dowodowego już na wczesnym etapie rozpoznawania sprawy, m.in. obowiązek podania wszystkich twierdzeń, zarzutów oraz dowodów na ich poparcie pod rygorem utraty prawa powoływania ich w toku postępowania w pierwszym piśmie wniesionym do sądu.

Po doręczeniu tytułu wykonawczego (prawomocnego nakazu zapłaty lub wyroku opatrzonego klauzulą wykonalności) sprawę kieruje się do komornika. W przypadku posiadania informacji na temat sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika, wykorzystuje się je we wniosku egzekucyjnym, co zdecydowanie przyśpiesza odzyskanie należności. Szybkość w działaniach windykacyjnych ma kapitalne znaczenie, a najprostsza informacja o numerze bankowym rachunku dłużnika może ograniczyć postępowanie egzekucyjne do kilku dni.

Z punktu widzenia wierzyciela w ostatnich latach sporo się zmieniło na plus. Przykładowo ostatnia nowelizacja ustawy o komornikach sądowych i egzekucji z 2007 r. umożliwia wybór komornika nie tylko z określonego rewiru ale i z całej Polski. Ta zmiana powinna wpłynąć na szybkość i skuteczność działań windykacyjnych.

Generalnie nie można ustrzec się kontrahentów, którzy będą niepłacić, można jednak zmniejszyć ryzyko z tym związane. Jak? Wystarczy podjąć przedstawione działania i wyeliminować powszechnie popełniane błędy. Należy też być precyzyjnym, konsekwentnym i nie bać się pójść do kancelarii prawnej ze zleceniem podjęcia działań windykacyjnych. W ten sposób wygrywamy z innymi, którzy nie upominają się o swoje. Wówczas być może ściągniemy wszystkie nasze należności.