Braki formalne pism procesowych

W ostatnich latach kodeks postępowania cywilnego był kilkakrotnie nowelizowany. Dotyczy to w szczególności postępowania w sprawach gospodarczych. Ustawodawca znacznie podniósł szczebel wymagań wobec stron – przedsiębiorców i ustalił negatywne konsekwencje braku spełnienia obowiązków nań nałożonych.

W art. 126 kpc określono ogólne warunki, którym musi odpowiadać każde pismo procesowe i tak powinno ono zawierać:
1) oznaczenie sądu, do którego jest skierowane, imię i nazwisko lub nazwę stron, ich przedstawicieli ustawowych i pełnomocników;

2) oznaczenie rodzaju pisma (np. Pozew, wniosek, zażalenie, Apelacja, Skarga kasacyjna, skarga o wznowienie postępowania, powództwo wzajemne; gdy pismo procesowe nie ma nazwy szczególnej, oznacza się je jedynie jako pismo procesowe);

3) osnowę wniosku lub oświadczenia oraz dowody na poparcie przytoczonych okoliczności;

4) podpis strony albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika;

5) wymienienie załączników.

Jeżeli pismo nie spełnia któregoś z tych wymogów oznacza to, że zawiera braki formalne. Braki formalne pism procesowych są wynikiem niezachowania właściwych wymagań przewidzianych ogólnie dla wszystkich pism procesowych lub dla szczególnego ich rodzaju, np. dla pozwu czy apelacji. Brak formalny stanowi przeszkodę do nadania sprawie biegu i rozpoznania jej w trybie właściwym.

Na marginesie należy także wskazać, że sąd nie podejmie żadnej czynności na skutek pisma, od którego nie została uiszczona należna opłata.

Obowiązującą zasadą jest, iż w przypadku stwierdzenia braków formalnych sąd wzywa stronę do usunięcia braków w wyznaczonym terminie. Dopiero po bezskutecznym upływie tego terminu pismo jest zwracane. Wskazany tryb uzupełnienia braków wynika z art. 130 kpc, który stanowi, że jeżeli pismo procesowe nie może otrzymać prawidłowego biegu wskutek niezachowania warunków formalnych lub jeżeli od pisma nie uiszczono należnej opłaty, przewodniczący wzywa stronę, pod rygorem zwrócenia pisma, do poprawienia, uzupełnienia lub opłacenia go w terminie tygodniowym. Mylne oznaczenie pisma procesowego lub inne oczywiste niedokładności nie stanowią przeszkody do nadania pismu biegu i rozpoznania go w trybie właściwym. Jeżeli pismo wniosła osoba zamieszkała lub mająca siedzibę za granicą, która nie ma w kraju przedstawiciela, przewodniczący wyznacza termin do poprawienia lub uzupełnienia pisma albo uiszczenia opłaty nie krótszy niż miesiąc. Po bezskutecznym upływie terminu przewodniczący zwraca pismo stronie. Pismo zwrócone nie wywołuje żadnych skutków, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma procesowego do sądu. Pismo poprawione lub uzupełnione w terminie wywołuje skutki od chwili jego wniesienia.

Art. 130 kpc ma zastosowanie w razie takich braków formalnych, które uniemożliwiają nadanie pismu prawidłowego biegu, tj. wywołanie przez nie właściwych skutków procesowych zarówno w stosunku do sądu, jak i pozostałych podmiotów uczestniczących w postępowaniu.

Na podstawie praktyki sądowej, za braki formalne należy uznać np. brak określenia strony pozwanej lub jej adresu, niewpisanie imienia powoda, brak określenia wartości przedmiotu sporu, zupełny brak okoliczności faktycznych uzasadniających żądanie lub zarzutów apelacji i okoliczności je uzasadniających, brak podpisu strony lub pełnomocnika, niedołączenie pełnomocnictwa, niezałączenie odpisów pism procesowych lub odpisu pozwu w liczbie odpowiadającej liczbie pozwanych. Brakiem formalnym jest także niedołączenie do pisma procesowego wymaganych ustawowo dokumentów. Brakiem formalnym pisma jest także nieiuszczenie należnej opłaty. Obowiązek uiszczania opłat oraz ich wysokość reguluje ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.

Brakiem formalnym nie jest mylne oznaczenie wnoszonego pisma procesowego, ponieważ sąd rozpatruje pismo zgodnie z jego treścią. Podobnie ustawodawca traktuje oczywiste niedokładności. Oczywiste niedokładności to takie, które nie wpływają na możliwość wywołania właściwych skutków pisma procesowego. Mogą one dotyczyć: 1) treści, gdy jest niewłaściwie zredagowana, ale w taki sposób, że choć nie odpowiada wymaganiom formalnym, pozwala na ustalenie w drodze wykładni treści tego pisma; 2) takich wymagań formalnych, których brak może bez szkody dla toku postępowania, a zgodnie z innymi przepisami kodeksu, zostać uzupełniony w drodze innych czynności procesowych stron, np. niedołączenie do pisma procesowego dowodów (dokumentów), lub bez szkody dla toku postępowania w ogóle nie musi być uzupełniany, np. brak odpisów pełnomocnictwa dla uczestniczących w sprawie osób.

Uzupełnienia braków formalnych pisma procesowego oraz należytego jego opłacenia można żądać wyłącznie przed nadaniem mu biegu (doręczeniem go stronie przeciwnej).

Sąd wzywając do uzupełnienia lub poprawienia pisma procesowego, musi dokładnie oznaczyć braki formalne oraz podać termin ich uzupełnienia (tygodniowy). W wezwaniu do uzupełnienia braków formalnych musi być także wyraźnie określony skutek niezachowania terminu, jakim jest zwrot pisma stronie. Niezachowanie tych wymagań pozbawia możliwości zastosowania sankcji w postaci zwrotu pisma.

Art. 130 § 2 kpc nakłada na sąd obowiązek zwrotu nieuzupełnionego lub nienależycie opłaconego pisma procesowego przez przewodniczącego w związku z bezskutecznym upływem tygodniowego terminu. W niektórych sytuacjach sąd nie będzie zwracał pisma tylko je odrzuci. Dotyczy to np. sprzeciwu od wyroku zaocznego, apelacji, zarzutów od nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym, sprzeciwu od nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym. Upływ terminu jest bezskuteczny, jeżeli strona w ogóle nie podejmie czynności uzupełniającej lub podejmie ją, ale w taki sposób, że brak nie zostanie uzupełniony w całości.

Z art. 130 § 2 kpc wynika, iż pismo procesowe, które zostało zwrócone pozbawione jest wszelkich skutków prawnych. Natomiast jeżeli pismo zostanie poprawione lub uzupełnione w ciągu 7 dni lub w innym wyznaczonym terminie, skutki jego wniesienia powstają w chwili, w której pismo z brakami zostało wniesione (a nie w dacie uzupełnienia). Sąd Najwyższy w wyroku z dnia z 20 stycznia 1967 r. (I CZ 149/66, OSNCP 1967, nr 9) wskazał, iż pismo poprawione, uzupełnione lub opłacone po upływie zakreślonego terminu (jeżeli nie zostało jeszcze zwrócone) uważa się za wniesione w dacie uzupełnienia.

Opisany wyżej tryb nie znajduje zastosowania w postępowaniu gospodarczym, w którym sprawa powinna być rozpoznana w możliwie najkrótszym terminie i którego stronami są profesjonalni uczestnicy obrotu. Jeżeli w postępowaniu odrębnym w sprawach gospodarczych pismo wszczynające postępowanie (procedura nie dotyczy kolejnych pism) nie może z powodu braków formalnych otrzymać prawidłowego biegu, to jego zwrot następuje bez wzywania do uzupełnienia, ale równocześnie przewiduje się możliwość dokonania odpowiedniego uzupełnienia. Stosownie do art.  4798a kpc jeżeli pismo wszczynające postępowanie nie może otrzymać prawidłowego biegu wskutek niezachowania warunków formalnych, przewodniczący zwraca stronie pismo bez wzywania do jego poprawienia lub uzupełnienia. Mylne oznaczenie pisma procesowego lub inne oczywiste niedokładności nie stanowią przeszkody do nadania pismu biegu i rozpoznania go w trybie właściwym. Zarządzenie o zwrocie pisma powinno zawierać wskazanie braków, jakimi pismo było dotknięte, oraz pouczenie o skutkach jego ponownego wniesienia. W terminie tygodniowym od dnia doręczenia zarządzenia o zwrocie pisma strona może wnieść je ponownie. Jeżeli pismo to nie jest dotknięte brakami, wywołuje skutek od daty pierwotnego wniesienia. Skutek taki nie następuje w razie kolejnego zwrotu pisma, chyba że zwrot nastąpił na skutek braków uprzednio niewskazanych. Ostatnie z przywołanych zdań dotyczy sytuacji, w których przewodniczący dostrzeże braki formalne pisma, które uprzednio nie były wskazane w zarządzeniu o zwrocie pisma. Wówczas powinien kolejny raz zarządzić zwrócenie pisma ze wskazaniem tychże braków i stosowym pouczeniem o skutkach złożonego ponownie pisma. Powyższe rozwiązanie ma daleko idące znaczenie. Załóżmy bowiem, że pozew jest składany na kilka dni przed upływem terminu biegu przedawnienia. Pozew jest dotknięty brakami formalnymi i zarządzenie o jego zwrocie jest wydane już po upływie terminu przedawnienia. Gdyby nie było możliwości wniesienia pozwu ze skutkiem od daty pierwotnego wniesienia, dłużnik mógłby się zasłonić skutecznym zarzutem przedawnienia, co by oznaczało oddalenie powództwa.

Trzeba też podkreślić, że obecnie jednym z braków formalnych uzasadniających zwrot pozwu na opisanych wyżej zasadach jest niedołączenie do pozwu odpisu reklamacji lub wezwania do dobrowolnego spełnienia żądania wraz z dowodem doręczenia albo wysłania go pozwanemu przesyłką poleconą oraz odpisów pism świadczących o próbie wyjaśnienia spornych kwestii w drodze rokowań.

Trzeba także jeszcze raz podnieść, że przedstawiona procedura uzupełniania braków w postępowaniu gospodarczym dotyczy wyłącznie pism wszczynających postępowanie. Z kolei w przypadku braków formalnych pisma innego aniżeli inicjujące postępowanie, wdrażane jest normalne postępowanie naprawcze, tj. sąd wzywa stronę do usunięcia braków formalnych w wyznaczonym terminie i dopiero po bezskutecznym upływie tego terminu zwraca to pismo (lub odrzuca środek zaskarżenia), czyli zastosowanie ma art. 130 kpc. W praktyce postępowanie takie różni się od trybu przedstawionego na wstępie tym, że strona zamiast wezwania do usunięcia braków otrzyma każdorazowo zarządzenie o zwrocie pisma wraz z pouczeniem, natomiast ostateczny rezultat pozostanie ten sam – pismo będzie skuteczne od daty pierwszego wniesienia (o ile oczywiście strona każdorazowo uzupełni wskazane braki).